Un logiciel d’automatisation des workflows a pour premier objectif d’optimiser les processus de travail dans l’entreprise. Il sert à communiquer rapidement les bonnes informations aux employés responsables d’un projet tout en améliorant le flux d’informations entre les différentes équipes.
Parmi les grandes fonctionnalités d’un logiciel d’automatisation des workflows, nous pouvons retrouver le service client après-vente, la facturation pour les fournisseurs, la gestion logistique des flux matériels et immatériels ou encore l’approbation des systèmes d’emballage et de conditionnement produit.
Toutes les entreprises indépendamment de leur taille et de leur secteur d’activité peuvent tirer profit à utiliser une application d’automatisation des workflows. Ce type de logiciel est une composante essentielle pour améliorer sa stratégie de production de manière sensible !
Découvrons maintenant les bonnes raisons d’utiliser un logiciel d’automatisation des workflows en 2020 !

1. Des coûts de production moins onéreux

Le logiciel d’automatisation des workflows permet une organisation optimisée des processus de production. Il en résulte automatiquement une diminution importante des coûts.
Un processus automatisé des actions récurrentes permet par exemple de diminuer l’utilisation de papier, d’optimiser chaque action réalisée par les employés ou bien d’anticiper les actions de maintenance.
En fait, une application d’automatisation des workflows a pour conséquence positive d’accélérer la chaîne de production globale de l’entreprise.

2. Une productivité à la hausse

Automatiser un processus de travail apporte une simplification des actions récurrentes et quotidiennes dans l’entreprise.
Les tâches fréquentes et simples peuvent être gérées par l’application d’automatisation des workflows, ce qui libère de la main-d’œuvre et permet à chaque employé de se consacrer sur ce qui est vraiment important pour l’entreprise.

3. Des tâches de travail plus précises et plus pertinentes

Au-delà de la productivité, un logiciel d’automatisation des workflows permet d’améliorer la précision et la pertinence de chaque action d’un processus de travail.
Concrètement, ce type de logiciel propose une fonctionnalité de documentation partagée qui permet à l’employé de retrouver les bonnes informations facilement lorsqu’il en a besoin.
Par exemple, si une personne chargée de la maintenance sur un appareil industriel a besoin de connaître l’historique des opérations réalisées sur la machine, il peut retrouver le document en question simplement en le demandant au logiciel automatisation des workflows.
Les documents techniques peuvent également être complétés au fur et à mesure ce qui évite par exemple la rédaction de doublons qui ne servent à rien et qui obstruent le système d’information.

4. Un travail plus efficace à tous les niveaux de l’entreprise

Une application d’automatisation des workflows est en fait un système centralisé et partagé par tous les employés et responsables de l’entreprise.
L’information circule librement de service en service et chacun peut s’informer sur les actions réalisées en amont ou en aval d’une chaîne de production. Il en résulte automatiquement une diminution drastique des erreurs de travail.
Les actions réalisées par le service client ou encore le service de facturation peuvent par exemple être visualisées sur des graphiques mis à jour régulièrement.
En fonction de ce qui a été mis en œuvre dans un service, il est alors maintenant possible d’adapter une micro-action afin d’harmoniser et d’améliorer les processus de fabrication.

5. Des clients plus satisfaits

Une application d’automatisation des workflows ne sert pas uniquement aux employés d’une entreprise. En effet, elle a également comme intérêt d’apporter une meilleure satisfaction aux clients. Vos clients pourront par exemple être mieux informés d’un processus de commande, en recevant des mails plus rapidement ou encore pourront acheter des services ou des marchandises plus en adéquation avec leurs attentes.

6. Une uniformisation des procédés de fabrication

Un logiciel d’automatisation des workflows propose de vrais avantages pour les entreprises de grande taille qui exercent leur activité professionnelle sur plusieurs sites de production.
Très souvent, les entreprises qui fabriquent un produit dans plusieurs régions qui sont à des milliers de kilomètres de distance, constatent parfois que les produits présentent des différences alors qu’il devrait être 100 % similaires !
En fait, un client qui commande un produit ne se soucie guère qu’il soit fabriqué à Marseille ou à Paris. Il veut seulement recevoir le produit qu’il a commandé. Pour cela, il est primordial d’homogénéiser les processus de production.
Imaginez par exemple qu’un client décide de manger un Big Mac à Paris et s’aperçoit qu’il est différent que celui qu’il a l’habitude d’acheter à Lille ou ailleurs. C’est toute l’image de l’entreprise qui en souffre !
Un logiciel automatisation des workflows permet de détailler étape par étape comment un produit doit être fabriqué. Les descriptions précises des procédés de fabrication sont l’unique condition pour fournir des produits, des marchandises et des services semblables pour tous vos points de vente

7. Amélioration des services marketing

Une application d’automatisation des workflows est un outil très apprécié par le service marketing d’une entreprise. En effet, ces différentes fonctionnalités permettent de gérer simplement toutes sortes d’actions : envoi automatique de mail, mise à jour de la base de données clients, automatisation des relances marketing, personnalisation des campagnes publicitaires… voilà autant de bonnes raisons d’offrir à vos équipes marketing ce type de logiciel.

Comment utiliser un logiciel d’automatisation des workflows ?

Un logiciel ou application d’automatisation des workflows doit pouvoir s’utiliser sur tous les supports et s’adapter à toutes les tailles d’écran.
Vos employés doivent aussi bien pouvoir l’utiliser sur un ordinateur de bureau que sur un smartphone. Par ailleurs, une application d’automatisation des workflows sauvegarde (le plus souvent) les données dans un cloud privé ce qui a l’avantage de ne pas réduire la performance du réseau intranet de votre entreprise.
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Vous voulez améliorer les performances de votre entreprise et de votre business ? Vous avez alors les meilleures raisons d’utiliser un logiciel d’automatisation des workflows. Le logiciel s’adapte à tous les secteurs d’activité : secteur industriel, secteur de la communication et du marketing, secteur logistique ou encore secteur pharmaceutique.
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