La gestion des processus d’entreprise ou Business Process Management (BPM) fait référence à la manière dont une entreprise gère ses activités au quotidien. Pour dire les choses simplement, elle consiste à surveiller, analyser et déployer les meilleures pratiques afin de rationaliser les tâches et donc en tirer le maximum d’avantages, que ce soit au niveau d’un processus de production ou encore au niveau de la gestion du personnel.
Si on devait donner une définition, on pourrait dire que la gestion des processus d’entreprise est une démarche et une méthodologie consistant à perfectionner de A à Z un processus d’entreprise en décryptant et en scénarisant son fonctionnement dans différentes situations. Cette discipline visant toujours à apporter des optimisations sur le long terme et en continu.

Le cycle de vie de la BPM étape par étape

Avant de mettre en œuvre pour votre entreprise une méthodologie BPM, il est indispensable de comprendre les différents processus répétitifs devant être automatisés en continu.
La plupart des organisations ont besoin de la gestion des processus d’entreprise pour les équipes des ressources humaines, des finances et des opérations, tandis que les dirigeants et coordinateurs peuvent l’utiliser par exemple pour simplifier la communication entre les différents services ou même pour garder une trace des documents partagés.
Ces étapes sont génériques et sont utiles pour comprendre comment fonctionne la gestion des processus d’entreprise.

• Étape 1 – Examiner le processus qui doit être rationalisé et comprendre les facteurs à prendre en compte lors de la création d’un flux de travail ;
• Étape 2 – Créer un flux de travail pour le processus spécifique. Assurez-vous par exemple de spécifier toutes les conditions à remplir dans le BPM software de flux de travail ;
• Étape 3 – Présenter les personnes impliquées dans le processus et l’exécuter ;
• Étape 4 – Surveiller le processus et apporter les modifications nécessaires ;
• Étape 5 – Continuez à optimiser jusqu’à ce que le processus apporte un changement positif et significatif à votre entreprise ;

Pourquoi le management des processus d’entreprise est essentiel ?

Pour des raisons à la fois logiques et évidentes, la gestion des processus d’entreprise (BPM) est considérée comme une condition indispensable à la réussite d’une organisation. Cette démarche a aidé des millions d’entreprises dans le monde entier à atteindre leurs objectifs de manière rationnelle.
Le concept est très simple : lorsque les tâches sont multiples et que plusieurs personnes sont impliquées dans leur exécution, cela conduit souvent à une situation chaotique, à moins qu’il n’existe une méthodologie spécifique…

La forme la plus simple de gestion des processus commerciaux consiste à établir une hiérarchie pour un processus lorsque les informations sur les clients sont collectées et saisies dans le système, le plus souvent grâce à un BPM software , par un administrateur et examinées par le gestionnaire. Ces informations peuvent ensuite être utilisées par les vendeurs pour passer des appels ou conclure une affaire commerciale.
Par exemple, un cabinet comptable peut avoir besoin d’un BPM  software pour assurer le suivi des documents, enregistrer les factures en ligne, tenir à jour des feuilles de calcul ou procéder à une vérification des budgets.
De même, une entreprise de logistique peut avoir besoin de conserver les marchandises envoyées ou reçues et collectées les coordonnées des clients. La plupart des processus d’entreprise sont similaires dans leurs règles de base, mais il n’existe pas de BPM software unique qui réponde à tous les besoins.
Lors du déploiement d’un logiciel BPM ou BPM software, votre entreprise peut également avoir besoin d’autres outils comme un logiciel SAP ou ERP pour automatiser les différents processus de production.
La rationalisation des processus d’entreprise se fait au niveau de l’organisation plutôt qu’en fonction du type de travail ou de la nature du projet réalisé par l’entreprise dans son ensemble.

Les avantages de la gestion des processus d’entreprise (BPM) et d’un software BPM</h3

Finances – Création d’un flux de travail simplifié et rationalisé

L’équipe chargée de la bonne tenue des finances de votre entreprise doit traiter un grand nombre de factures, de salaires d’employés, de dépenses opérationnelles…sans oublier les exigences fiscales.
En introduisant la gestion des processus d’entreprise dans le service financier, vous allez pouvoir constater une amélioration significative de la manière dont vos équipes traitent les factures dans les délais, maintiennent les salaires, approuvent les bons de commande et autres dépenses. Avec un BPM software, l’attribution des différentes responsabilités devient également beaucoup plus facile et plus claire.

Marketing – Améliorer les relations avec les clients et les ventes

Le service marketing a pour mission d’attirer des clients et de vendre les produits ou services de l’entreprise
Avec des centaines ou des milliers de clients à suivre, la maintenance d’une base de données à (courriels à envoyer, appels téléphoniques à passer) peut rapidement devenir un gros problème…surtout si tout se fait par documents papier. N’est-ce pas ?

Un BPM software peut automatiser les processus marketing à chaque fois qu’un nouveau client ou vendeur entre en relation avec votre entreprise et votre activité commerciale.
Il facilite également le suivi des progrès, l’identification des employés talentueux et aide à la création d’un objectif commercial global que l’entreprise devra réaliser !
Autrement dit, les services des ventes et du marketing peuvent constater des avantages significatifs lorsque leur flux de travail est rationalisé grâce à un BPM software.

Ressources humaines – BPM software : Un atout indispensable

Les ressources humaines sont chargées de recruter les employés talentueux. Pourquoi ne pas leur permettre de se concentrer sur leurs objectifs premiers et non sur la gestion de tonnes de paperasses ?
La gestion des processus d’entreprise permet d’automatiser la majorité des processus des RH, y compris le processus élémentaire de recrutement des employés. Ils peuvent aussi facilement se coordonner avec l’équipe financière pour ce qui concerne par exemple le remboursement des frais de déplacement, l’évaluation des employés et d’autres avantages. Inévitablement cela ouvre ainsi la voie à une meilleure productivité des équipes RH.
L’intégration et le recrutement des employés est simplifiée car les processus répétitifs peuvent être traités par le BPM software avec notamment la production d’une documentation automatique.
Par exemple, les documents des employés et les photocopies de leurs certificats de naissance ou de domiciliation peuvent tous sauvegardés dans le cloud dès qu’ils sont envoyés sur le serveur.
De même, les processus de formation peuvent être confiés à leurs responsables respectifs pour être réalisées au bon moment…Autant d’avantages que pourra apporter un BPM software à vos équipes de ressources humaines !
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