Rédiger une checklist de contrôle ou en français « liste de contrôle des tâches et procédures» est une étape importante pour améliorer les gains de productivité de votre entreprise. Elle vous aide à clarifier vos différents objectifs et peut permettre d’alléger votre charge de travail.
Plus globalement, une checklist de contrôle participe directement à la bonne organisation de travail de vos employés et de vos fournisseurs.
La rédaction d’une liste de contrôle peut à première vue paraître un exercice facile. Néanmoins, dans les grandes entreprises, elle doit transmettre un grand nombre d’informations à ses lecteurs ce qui rend son écriture souvent difficile. De nombreux éléments doivent être minutieusement étudiés pour dresser une checklist de contrôle de qualité susceptible d’avoir un effet positif pour votre entreprise.
Dans cet article, nous vous expliquons comment rédiger une checklist de manière efficace et professionnelle et nous vous donnons les meilleurs conseils pour choisir un checklist software capable de vous aider pour la gestion de vos projets.

Comment rédiger une checklist ?

Découvrez nos conseils d’expert pour rédiger une checklist de contrôle capable d’améliorer votre productivité en entreprise. Nous vous conseillons également d’utiliser un checklist software, c’est-à-dire un programme informatique spécialement développé pour vous aider à rédiger et à organiser ce type de document très technique.

1. Clarifier vos projets en les catégorisant

Les projets sophistiqués et complexes ont besoin d’être organisés de manière détaillée. Chaque étape de votre processus de production de fabrication doit être informée en détail en mentionnant toutes les tâches à réaliser par vos différents employés. Pour cela, vous devez rédiger une check-list de contrôle claire, pertinente et intelligible. La bonne réalisation de votre projet en dépend directement.
Imaginez par exemple devoir fabriquer un appareil électroménager robotisé. Plusieurs étapes bien distinctes vont devoir alors être réalisées avant la finition du produit. Votre checklist comportera alors toutes les étapes de fabrication détaillée point par point. Le document final doit apporter une compréhension globale et exhaustive de l’ensemble du système de fabrication jusqu’à la mise en vente.
Un gestionnaire professionnel et consciencieux prendra le temps de rédiger une checklist minutieuse et se servira le plus souvent d’un software for checklists.
Attention, une checklist de contrôle ne se contente pas d’informer les grandes étapes du processus de fabrication mais doit comporter la totalité des petites tâches. C’est d’ailleurs ce qui rend la rédaction du document très technique.

2. Rendre le document simple et compréhensible

L’efficacité de votre checklist de contrôle passe inévitablement par une simplification lexicale et par une clarification des explications sur tous les niveaux. Le lecteur, c’est-à-dire le plus souvent un employé de l’entreprise doivent comprendre le plus rapidement possible le processus de production, ce qu’il doit faire et ce qu’il doit vérifier.
Éviter par exemple, de rédiger des paragraphes imbuvables qui noieraient le lecteur dans une masse d’informations trop denses. Gardez en tête qu’une liste de contrôle de qualité doit permettre une synthèse des propos étayés rapidement.
Un checklist software est justement un outil adapté pour organiser vos informations de manière courante et compréhensible à la fois. Ce type de logiciel utilise des images, des graphiques, de l’audio, de la vidéo et vous permet d’expliquer efficacement chaque tâche de votre processus.
Un logiciel de contrôle de checklist peut également présenter vos documents en proposant par exemple différents templates adaptés à votre activité.

3. Permettre un retour d’expérience des employés et collaborateurs

Une checklist de contrôle peut prendre en compte l’expérience des personnes qui ont participé au processus de production ou de fabrication d’un produit.
Par exemple, lorsqu’une tâche a été difficilement réalisée ou peut par exemple être améliorée, votre checklist doit laisser la possibilité à un employé spécifique à une tâche de partager son retour d’expérience. Il en résultera automatiquement une amélioration de votre organisation de travail.

4. Maintenir la checklist à jour

Une checklist de contrôle n’est pas un document immobile dans le temps. C’est d’ailleurs tout le contraire car il s’agit d’un document dynamique pouvant être complété jour après jour. Un Software for checklists propose toutes les options pour compléter une liste de contrôle en fixant des autorisations de modification à chaque utilisateur du logiciel.

5. Imbrication des checklists

Une checklist de contrôle peut être intégrée à une autre. L’ensemble de vos listes de contrôle se complète afin de réduire efficacement les erreurs ou encore améliorer votre taux de productivité.

6. Planification des emplois du temps

La checklist de contrôle est également un instrument de planification. Vous pouvez par exemple prioriser certaines tâches à certains moments de la journée ou de la semaine et demander à l’exécutant une validation dès que l’opération est réalisée.
Cela participe à la planification des temps de travail et permet également gestionnaire et au responsable de production de vérifier la bonne exécution des ordres.

Comment bien choisir une checklist software ?

La digitalisation occupe une place centrale dans l’organisation des entreprises et un Software for checklists ou logiciel de liste de contrôle va vous permettre de vous simplifier la vie drastiquement.
De manière générale, un checklist software de qualité doit proposer :
• Des modules de collaboration et de gestion mutualisée des tâches ;
• Des fonctionnalités pour partager vos documents ;
• Un système pour reporter les expériences de vos employés ;
• Un module pour suivre les tâches à accomplir et les tâches à réaliser ;
• Un système en mesure de décrypter l’efficacité de vos checklists ;
• Un large choix de template ;
• Une intégration facile avec vos logiciels actuels ;
• Un calendrier pour fixer les tâches prioritaires, les tâches à venir ou encore les tâches en retard ;
• Une visualisation instantanée de vos checklists déjà validées ;
• Un listing personnalisé à chaque service ou même à chaque employé ;
• Un système de sauvegarde automatisée sur vos serveurs ou directement dans le Cloud ;
• Une sécurisation optimale des données.
Vous pouvez contacter notre agence de développement mobile pour vous aider dans le choix, dans la conception et dans la configuration de votre checklist software.